Geschillen binnen ondernemingen (bijv. tussen aandeelhouders, bestuurders en/of commissarissen) en geschillen tussen ondernemingen (bijv. niet-nakoming van contracten, afbreken van onderhandelingen) trekken een zware wissel op de ondernemer en anderen die bij de onderneming zijn betrokken. Het hebben van een conflict en het voeren van een juridische procedure kosten veel energie, tijd en geld, die een onderneming liever besteedt aan de business. Mediation is een manier van conflictoplossing, die vaak sneller en goedkoper is en zoveel mogelijk recht doet aan de belangen van beide partijen. Als het mogelijk is om met uw wederpartij af te spreken dat (eerst) wordt geprobeerd om er met mediation uit te komen, dan is dat zeker de moeite waard. Als het conflict erg is geëscaleerd, wordt het starten van een juridische procedure vaak als de enige uitweg gezien. Maar ook dan kunnen partijen – desgewenst samen met hun advocaten – op enig moment besluiten dat een oplossing door middel van mediation te verkiezen is. De rechter moedigt procespartijen vaak aan om dit te proberen en kan een procedure aanhouden in afwachting van een mediationtraject.

Mediation is een vorm van geschillenbeslechting waarbij de partijen onder leiding van een mediator proberen zelf tot een duurzame, uitvoerbare en door alle betrokken partijen gedragen oplossing van hun geschil te komen. Mediation wordt ook wel ‘begeleid onderhandelen’ genoemd. De mediator begeleidt de zoektocht van de betrokken partijen naar een oplossing, die zoveel mogelijk tegemoet komt aan alle belangen. Mediation is alleen mogelijk als beide partijen vrijwillig meedoen en ook gemotiveerd zijn om er een succes van te maken.

Een mediator helpt met het wegnemen van barrières om constructief in gesprek te komen en gezamenlijk een oplossing te vinden. Voorbeelden van dergelijke barrières zijn heftige emoties, ingegraven principes, het willen voorkomen van gezichtsverlies en een wirwar van in elkaar grijpende issues. Een mediator brengt de communicatie weer op gang, zorgt dat partijen elkaars standpunten kunnen respecteren en structureert het proces.

Is er een conflict, dan is het vaak één van de partijen – of de rechter – die mediation voorstelt. Als de andere partij dat ook ziet zitten, dan moet een mediator gevonden worden in wie beide partijen vertrouwen hebben. Het maakt niet uit welke partij als eerste een naam noemt of met wie de mediator als eerste contact heeft, aangezien de mediator onafhankelijk en onpartijdig is en altijd het evenwicht zal bewaken.

Meestal zal de mediator (korte) intake gesprekken voeren met beide partijen, waarna een mediationovereenkomst wordt ondertekend. In die mediationovereenkomst committeren partijen (en hun advocaten, als partijen al advocaten in de arm hebben genomen) zich aan het mediationproces, wordt de opdracht aan de mediator vastgelegd en wordt geheimhouding afgesproken. Geheimhouding zorgt ervoor dat partijen tijdens de mediation vrijuit kunnen spreken en brainstormen over oplossingen, zonder dat dit tegen hen kan worden gebruikt in een eventuele juridische procedure.  Een mediation kan op elk gewenst moment door een partij worden beëindigd.

De eigenlijke mediation bestaat uit één of meerdere bijeenkomsten van enkele uren. Het stramien dat meestal bij een mediation wordt gevolgd, is een bewezen succesformule. De mediator zal verder die gesprekstechnieken en interventies toepassen, die nodig zijn om de werkelijke belangen van partijen boven tafel te krijgen, partijen weer naar elkaar te laten luisteren en samen te laten zoeken naar (creatieve) oplossingen. Soms zal de mediator partijen elk apart nemen voor overleg (caucus). De mediator zal partijen laten nadenken over het alternatief dat zij hebben als het niet zou lukken om tot overeenstemming te komen.

Ook komt het voor dat partijen gedurende de mediation op sommige punten wel tot overeenstemming komen maar andere, specifiek geformuleerde geschilpunten voorleggen aan een deskundige, een bindend adviseur, een rechter of een arbiter. Op die manier wordt het conflict behapbaar gemaakt.

Wanneer een mediation dreigt te stranden, kunnen partijen de mediator vragen om een mediators proposal te doen. De mediator doet in dat geval als laatste redmiddel een voorstel voor een oplossing, waarbij bepaalde knopen worden doorgehakt. Accepteren partijen dat voorstel, dan is het conflict alsnog opgelost. Accepteren partijen dat voorstel niet, dan eindigt de mediation zonder oplossing.

Een geslaagde mediation eindigt met het ondertekenen van een vaststellingsovereenkomst, waarin de gemaakte afspraken worden vastgelegd en waarmee het geschil dus eindigt. De vaststellingsovereenkomst wordt meestal door de mediator opgesteld, maar het kan ook door de advocaat of adviseur van (één van de) partijen gebeuren. Totdat de handtekeningen onder de vaststellingsovereenkomst zijn gezet, zijn partijen nergens aan gebonden.

Enkele voordelen van mediation ten opzichte van andere vormen van geschilbeslechting:

• Het is doorgaans sneller en goedkoper.
• Het is niet openbaar, dus het conflict wordt niet algemeen bekend.
• De oplossing beperkt zich niet tot datgene wat aan de rechter is voorgelegd,  maar kan breder (en dus creatiever) zijn.
• Partijen hebben de controle over hun eigen oplossing en geven deze niet uit handen aan een rechter of andere persoon die vóór hen beslist. Dit vergroot de acceptatie en de duurzaamheid van de oplossing.
• Er is niet één winnaar en één verliezer, maar er zijn twee winnaars.
• De relatie tussen partijen blijft hierdoor in stand. Dit is in het bijzonder bij familiebedrijven, joint ventures en andere samenwerkingsverbanden een belangrijk aspect.
• Zelfs als de mediation niet is geslaagd in die zin dat een oplossing is vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst, dan nog hoeft deze niet ‘mislukt’ te zijn. Het mediationtraject heeft partijen dan alsnog veel gebracht. In elk geval duidelijkheid en het gevoel dat alles is geprobeerd.